Guía empresarial del trabajo en casa

Guía empresarial del trabajo en casa

Publicado 12 mayo 2022
Agradecimiento a Mateo Atencia en la elaboración de este artículo.

Esta ejecución del contrato de trabajo solo puede emplearse por un máximo de seis meses (3 meses prorrogables por otros 3), a menos que persista la situación excepcional que llevó a su activación.

Una vez que termine el estado de emergencia sanitaria en el país, la aplicación de la figura de trabajo en casa solo se habilitará “en circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales”, según lo dispone el Decreto 649 de 2022 del Ministerio del Trabajo.

La norma señala que estas circunstancias corresponden a “aquellas situaciones extraordinarias y no habituales, que se estima son superables en el tiempo, atribuibles a hechos externos, extralaborales o propios de la órbita del trabajador o del empleador que permiten que el trabajador pueda cumplir con la labor contratada en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo”.

El trabajo en casa surgió por iniciativa del Gobierno, en marzo del 2020, como una “medida para la protección al empleo con ocasión de la pandemia y la declaración de la emergencia sanitaria”.

En ese momento las autoridades afirmaron que “tratándose de una situación ocasional, temporal y excepcional es posible que el empleador autorice el trabajo en casa, en cualquier sector de la economía”.

Luego, en junio del 2020, mediante la Circular 41 del Ministerio del Trabajo, se “impartieron los lineamientos básicos del trabajo en casa para su correcto desarrollo, dirigidos a trabajadores, empleadores” y administradoras de riesgos laborales (ARL).

Posteriormente, la Ley 2088 del 2021 reguló formalmente la figura del trabajo en casa y, ahora, con la expedición del Decreto 649 del 2022 se reglamentaron las circunstancias en las cuales se habilita su aplicación, en el marco de la relación contractual entre empleador y trabajador.

El Decreto subraya que su ámbito de aplicación incluye a empleadores y trabajadores del sector privado, al igual que a las ARL, dado que en cualquier caso de accidente o de enfermedad del trabajador en casa, estas entidades deberán responder por las prestaciones asistenciales y económicas requeridas.

El Decreto 649 del 2022 también contempla la posibilidad de realizar el trabajo en casa en el exterior, lo cual constituye una importante novedad pues le permite a una persona localizada en el extranjero solicitar temporalmente a su empleador autorización para desempeñar sus funciones laborales desde otro país ante la ocurrencia de circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales.

Cabe recalcar que esta opción de trabajo en casa, en el exterior, solo aplica de manera temporal y en situaciones excepcionales, lo cual implica que se trata de una alternativa con una importante limitación de tiempo que le resta utilidad como un recurso para la prestación de servicios laborales fuera de Colombia en el mediano o en el largo plazo.

Con relación a la temporalidad, debe tenerse en cuenta que la habilitación del trabajo en casa puede extenderse hasta por tres meses, con la posibilidad de prorrogar el plazo por “un término igual por única vez”. No obstante, si persiste la situación extraordinaria sobre la cual se fundamenta la aplicación de la figura, el trabajo en casa se mantendrá “hasta que desaparezcan dichas condiciones”.

En este mismo contexto, el empleador puede suspender el trabajo en casa, en cualquier momento, si dejan de existir “las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que dieron origen a dicha habilitación”.

La habilitación del trabajo en casa se puede dar por solicitud del trabajador o por decisión del empleador. En el primer caso, el trabajador deberá solicitar a su empleador por escrito, en medio físico o digital, la autorización para realizar trabajo en casa, siempre y cuando el desempeño de sus funciones laborales se vea afectado por circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales.

Sin embargo, la presentación de esta solicitud no implica que el empleador esté obligado a aceptarla. Una vez recibida la petición, la empresa cuenta con cinco días para dar respuesta a la misma por escrito, ya sea en medio físico o digital.

En la comunicación al empleador, el trabajador tiene que argumentar “de manera clara la razón que la motiva, para lo cual deberá adjuntar prueba que acredite dicha solicitud” y que evidencie las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que lo afectan.

Igualmente, “ante la ocurrencia de circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales, el empleador podrá optar por la habilitación de trabajo en casa respecto de uno o varios de sus trabajadores, en una o varias dependencias de la empresa”.

El Decreto 649 del 2022 subraya que la “habilitación del trabajo en casa no modifica ni afecta los derechos y garantías establecidos en las normas laborales ni las condiciones laborales” que se pactaron al “inicio de la relación laboral”.

Antes de aceptar la petición de un empleado para desarrollar trabajo en casa, el empleador debe verificar que se cumplan las siguientes condiciones:

  • Que la labor pueda ser ejecutada fuera del lugar habitual de trabajo, sin perjuicio de la adecuada prestación personal del servicio contratado.
  • Que se cuente con las herramientas requeridas para la habilitación de trabajo en casa.
  • Que la autorización de este tipo de labor no genere una menor productividad del trabajador.

Cuando existan las condiciones para que una empresa habilite el trabajo en casa, el empleador deberá comunicar por escrito al trabajador la decisión de aplicar esta figura, documento que incluirá los siguientes aspectos:

  1. La descripción de la situación que permite otorgar la habilitación de trabajo en casa.
  2. El término de la habilitación del trabajo en casa que deberá ser por 3 meses prorrogable por una única vez por otros 3 meses, a menos que persistan las circunstancias que le impiden al trabajador realizar sus funciones en el lugar de trabajo.
  3. Las funciones que debe desarrollar el trabajador durante la habilitación de trabajo en casa.
  4. Los medios de comunicación a través de los cuales las partes estarán en contacto e informarán cualquier novedad.
  5. Los canales de denuncia y queja para presentar inquietudes o reclamos por violación al derecho de desconexión laboral o conductas constitutivas de acoso laboral.
  6. La dirección del lugar desde la cual se ejecutará la labor contratada.
  7. La constancia del acuerdo por medio del cual el trabajador dispuso de sus propios equipos para desarrollar la labor contratada, evento en el cual las partes tiene la posibilidad de acordar el pago de un valor mensual para compensar el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador.
  8. La relación de los equipos suministrados por el empleador y las responsabilidades de custodia y devolución por parte del trabajador.
  9. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador durante la habilitación del trabajo en casa.

A raíz de la activación del trabajo en casa, el empleador y el trabajador tienen una serie de obligaciones que están encaminadas a determinar con claridad el lugar desde el cual se prestará el servicio así como cualquier cambio al respecto, a prevenir la ocurrencia de riesgos laborales y realizar el reporte de eventuales accidentes, a definir los mecanismos de comunicación entre las partes, y, en general a respetar los derechos y obligaciones propios de la actividad laboral.

El Decreto también contiene una serie de obligaciones para las ARL que incluyen el establecer una guía para la prevención y actuación en situaciones de riesgo en el trabajo en casa, así como realizar los ajustes tecnológicos y plataformas para que el reporte y aviso de accidentes de trabajo y enfermedades laborales se efectúe de manera virtual.

De otro lado, el empleador puede autorizar que el trabajo en casa se desarrolle de manera alterna, de forma tal que unos días de la semana el trabajador preste sus servicios de manera presencial y otros los preste bajo la figura del trabajo en casa.

Luego de vencido el periodo de habilitación del trabajo en casa, el empleador está obligado a comunicar al trabajador, por los medios de comunicación previamente establecidos, acerca de la terminación de esta forma de labor y la instrucción para que retorne a su lugar habitual de trabajo.

Finalmente, la principal recomendación a las empresas es tener presente que una vez termine el estado excepcional de emergencia sanitaria en el país, la modalidad de trabajo en casa exclusivamente se podrá habilitar en situaciones extraordinarias que surjan para empleador o trabajador, por lo cual será ilegal aplicarla como una forma permanente de ejecución del contrato de trabajo

 

“Imagen: Freepik.com”. La portada ha sido diseñada usando imágenes de Freepik.comMat

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